工程會計軟體 第 e 高手
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第01章 資料建檔
電洽
1.1 系統管理
1.1.1 用戶設定
1.新增、設定系統登入者帳號與密碼。
2.「用戶」設定的「使用者編號」是登入系統的帳號，而「員工檔」的員工編號是應用在有特別指定必須標示員工的表單欄位，「使用者編號」與「員工編號」二者功用不同。
1.2 基本資料
1.2.1 業主檔
1.業主在系統中的定義:向誰收錢，誰就是業主，例如:甲方業主、或上包。
2.業主檔關係到工程檔、合約書、估驗單、應收工程款、收款單、應收票據檔、會計傳票。
3.一旦輸入過與業主檔相關表單之後，業主檔即不能變更名稱。
4.業主檔編號不允許修改。
5.業主檔可附件書表電子檔。
6.建檔時可從Excel資料匯入業主檔。
1.2.2 工程檔
1.本系統所有表單資料都是根據工程檔中的「工程編號」驅動。
2.工程檔建檔時必須隸屬、對應於某一家業主，一家業主可對應(發包)多筆工程檔。
3.工程檔可附件書表電子檔。
4.工程檔可設定各種案況:進行中工程、已完工工程...等等。
5.工程檔可設定工程保固起~迄日期，配合應收保留款進行管理。
1.2.3 工種檔
1.可將廠商根據不同「工種」進行分類，廠商工種可在工種檔進行建檔。
2.工種檔之應用:
2.1 可用「工種」查詢較少交易、忘記名稱的廠商資料。
2.2 可在「廠商視窗」，以「工種」查詢有哪些屬於這個「工種」的廠商。
1.2.4 廠商檔
1.廠商在系統中的定義:付錢給誰，誰就是廠商，例如:材料商、或下包商。
2.廠商檔關係到請購單、詢價單、採購單、計價單、費用單、應付票據檔、會計傳票。
3.一旦輸入過與廠商檔相關表單之後，廠商檔即不能變更名稱。
4.廠商檔編號不允許修改。
5.廠商檔可附件書表、材料型錄電子檔。
6.建檔時可從Excel資料匯入廠商檔。
1.2.5 萬用檔
1.「萬用檔」顧名思義即萬用型資料檔，在各個不同表單幾乎都會應用到「萬用檔」。
2.「萬用檔」以「性質編號」區分其不同的應用種類。
3.「萬用檔」的「性質編號」關係到系統邏輯運算，由系統內定，無法自訂。
4.「項目編號」由系統自動編號，但可以自行修改、可以用中文字進行編碼。
5.「科目編號」欄位是應用於表單需要拋轉會計傳票，若該表單不必拋轉會計傳票則不須設定「科目編號」。
1.2.6 工料檔
1.報價單、合約書、估驗單、請購單、詢價單、採購單、日報表、計價單、費用單、會計傳票都會應用到工料檔。
2.設定好工料檔，上述表單即可用點選的方式選取工料檔項目，而不必每次重複輸入。
3.工料檔必須設定工料種類，以便加快索引查找工料項目。
4.建檔時可從Excel資料匯入工料檔。
5.工料檔可附件材料型錄電子檔。
6.公共工程、或按圖客製材料可不須建立工料檔。
1.條文檔功用在於編定印表條文，例如:報價條款、採購條款。
2.同性質表單可設定不同版本條文檔，例如報價單可設定不同版本條款，以因應不同型態業主、不同型態上包。
3.在表單上應用條文檔時，可隨機更改條文內容，但不影響條文檔所設定內容。
4.條文檔內容不限字數，但必須配合印表字數篇幅限制。
5.條文編號由系統自動編碼，無法自行編碼。
6.條文檔提供拷貝功能，加速同性質但不同版本條款編製。
1.3 會計資料
1.3.1 員工檔
1.員工檔記錄員工基本資料。
2.員工編號與登入系統時的用戶編號不同，員工編號是應用在有特別指定必須標示員工的表單欄位，例如:出勤單、採購單、報價單、費用單...等等。
3.員工檔日薪欄位，若應用於月薪制者，則輸入月薪金額。
1.會計科目檔目的在於設定輸入會計傳票所使用之科目。
2.系統已預設現成會計科目。
3.會使用到會計科目檔的表單:會計傳票、銀行檔、萬用檔、應付票據檔、應收票據檔、計價單、付款單、銷售單、估驗單、收款單。
4.新增會計科目請使用拷貝方式，既快速、又正確。
5.會計科目可設定工程別、對象別，以達到多層式科目與簡化冗多科目問題、以及應用立冲帳功能。
1.銀行檔目的在於設定銀行帳戶資料，以及帳戶對應銀行存款會計科目設定。
2.銀行檔同時提供應收票據、應付票據之會計科目對應功能，以達到票據拋轉會計傳票自動化作業。
1.會計期間檔功用在於會計帳結帳期間之設定。
2.會計期間檔不受歷年制、非歷年制限制，用戶可針對工期長短自行設定結算期間1個月、或1年、或10年...。
3.會計期間檔配合月結作業進行期間結算、關帳。
4.當帳目異常進行查核時，可善用期間檔之日期起~迄設定，快速查找異常分錄。