基本資料建檔
(1)工程基本資料
0.Excel複製、貼上匯入格式
1.基本資料建檔可透過Excel複製、貼上匯入系統。
2.另外:標單、報價單、採購單、計價單、出勤單、合約書、會計傳票都能透過Excel複製、貼入系統。
3.透過Excel複製、貼入系統必須遵照匯入格式範本，欄位才能正確對應。
4.標單、報價單、採購單、計價單、出勤單、合約書、會計傳票透過Excel複製、貼入系統，必須參照相關操作教學影片進行作業。
001建立業主檔
0011 業主檔資料從Excel複製貼上
★本單元教學影片示範如何透過複製、貼上的操作步驟，快速在系統中建立「業主檔」資料。
任何的工程都有其出資者，通常我們將工程的出資者稱為「業主」，而在初期使用工程會計軟體做系統導入時，當建立基本資料檔首先會想到的就是這"天下第一檔"的「業主檔」，因為所有的工程都是從有「業主」才開始的。建立「業主檔」可以利用過去在Excel所記錄的資料，透過複製、貼上簡單步驟快速建立完整的「業主檔」資料。
在實務上常見的「業主」定義舉例來說:
1.承攬工程之後，日後會向「誰」收錢，「誰」就是業主。
2.例如:營造公司承攬建設公司(誰)的建築工程，後續會向建設公司(誰)收取工程款，則建設公司(誰)就是營造公司的業主。
3.再舉一例:泥作工程行承攬營造公司(誰)的泥作工程，後續會向營造公司(誰)收取工程款，營造公司(誰)就是泥作工程行的業主。
002建立工程檔
「工程」會計軟體，所有的資料都是根據「工程」驅動，對業主會有「工程」報價單、「工程」合約書、「工程」估驗請款單，對廠商則會有「工程」採購單、廠商請款「工程」計價單、「工程」零用金支出的費用單、工務人員的「工程」出勤單，以及「工程」會計傳票...等等，也就是說:舉凡整套系統的所有表單都與「工程」脫離不了關係，所以一個工程的初始資料必定是先建立「工程檔」，然後在往下繼續輸入相關資料。
003建立員工檔
0031員工檔應用
1.員工檔記錄員工基本資料。
2.員工編號與登入系統時的用戶編號不同，員工編號是應用在有特別指定必須標示員工的表單欄位，例如:出勤單、採購單、報價單、費用單...等等。
3.員工檔日薪欄位，若應用於月薪制者，則輸入月薪金額。
004為何要建立工料檔
0041建立萬用檔 0042建立工料檔
0042建立工料檔 從Excel複製貼上匯入
一.工料檔說明:
1.報價單、合約書、估驗單、請購單、詢價單、採購單、日報表、計價單、費用單、會計傳票都會應用到工料檔。
2.設定好工料檔，上述表單即可用點選的方式選取工料檔項目，而不必每次重複輸入。
3.工料檔必須設定工料種類，以便加快索引查找工料項目。
4.建檔時可從Excel資料匯入工料檔。
5.工料檔可附件材料型錄電子檔。
6.公共工程、或按圖客製材料可不須建立工料檔。
二.萬用檔說明:
1.「萬用檔」顧名思義即萬用型資料檔，在各個不同表單幾乎都會應用到「萬用檔」。
2.「萬用檔」以「性質編號」區分其不同的應用種類。
3.「萬用檔」的「性質編號」關係到系統邏輯運算，由系統內定，無法自訂。
4.「項目編號」由系統自動編號，但可以自行修改、可以用中文字進行編碼。
5.「科目編號」欄位是應用於表單需要拋轉會計傳票，若該表單不必拋轉會計傳票則不須設定「科目編號」。
005 工種檔(廠商工種)
1.可將廠商根據不同「工種」進行分類，廠商工種可在工種檔進行建檔。
2.工種檔之應用:
2.1 可用「工種」查詢較少交易、忘記名稱的廠商資料。
2.2 可在「廠商視窗」，以「工種」查詢有哪些屬於這個「工種」的廠商。
006建立廠商檔 直接新增
0061建立廠商檔 Excel複製貼上匯入
★本單元教學影片示範如何將Excel資料透過複製、貼上的簡單步驟，快速在系統中建立「廠商檔」。
實務中我們除了將提供材料、發包工程的對象稱為「廠商」之外，習慣上也可能會把「上包」也稱為「廠商」，但導入系統卻必須明確界定:誰才是「廠商」? 因為這關係到資料流向的正確性。簡單來說，工程執行過程中我們付錢給誰，誰就是「廠商」。
1.例如:建設公司將工程發包給營造公司，並支付款項，則營造公司就是建設公司的「廠商」。
2.又例如:營造公司將泥作的部份分包給泥作工程行，並支付款項，所以泥作工程行就是營造公司的「廠商」。
3.再舉一例:泥作工程行向材料行購買水泥包、砂、紅磚...等等建築材料，並支付款項，則材料行就是泥作工程行的「廠商」。
「廠商檔」在系統中之所以佔據重中之重的地位，就是因為「廠商檔」關係到採購、發包、應付帳款、以及工程成本，所以當系統導入的初期就必須先建立好「廠商檔」資料。
007條文檔
1.條文檔功用在於編定印表條文，例如:報價條款、採購條款。
2.同性質表單可設定不同版本條文檔，例如報價單可設定不同版本條款，以因應不同型態業主、不同型態上包。
3.在表單上應用條文檔時，可隨機更改條文內容，但不影響條文檔所設定內容。
4.條文檔內容不限字數，但必須配合印表字數篇幅限制。
5.條文編號由系統自動編碼，無法自行編碼。
6.條文檔提供拷貝功能，加速同性質但不同版本條款編製。
(2)會計基本資料
008銀行檔
1.銀行檔目的在於設定銀行帳戶資料，以及帳戶對應銀行存款會計科目設定。
2.銀行檔同時提供應收票據、應付票據之會計科目對應功能，以達到票據拋轉會計傳票自動化作業。
009 會計科目
1.會計科目檔目的在於設定輸入會計傳票所使用之科目。
2.系統已預設現成會計科目。
3.會使用到會計科目檔的表單:會計傳票、銀行檔、萬用檔、應付票據檔、應收票據檔、計價單、付款單、銷售單、估驗單、收款單。
4.新增會計科目請使用拷貝方式，既快速、又正確。
5.會計科目可設定工程別、對象別，以達到多層式科目與簡化冗多科目問題、以及應用立冲帳功能。
※操作會計科目檔注意事項:
①新增科目用拷貝:新增會計科目以拷貝方式操作, 可避免錯誤, 並且加快速度。
②不用科目勿刪除:標準版本科目沒用到, 不要刪除, 可能日後會用到, 以及程式運算會用到。
③已用科目不更改:已輸入過傳票的科目不要更改, 會造成報表運算結果異常。
④明細科目用六碼:明細科目以6碼科目編號設定。
010會計期間檔設定
1.會計期間檔功用在於會計帳結帳期間之設定。
2.會計期間檔不受歷年制、非歷年制限制，用戶可針對工期長短自行設定結算期間1個月、或1年、或10年...。
3.會計期間檔配合月結作業進行期間結算、關帳。
4.當帳目異常進行查核時，可善用期間檔之日期起~迄設定，快速查找異常分錄。
