第01章 资料建档
1.1 系统管理
1.1.1 用户设定
1.新增、设定系统登入者帐号与密码。
2.「用户」设定的「使用者编号」是登入系统的帐号，而「员工档」的员工编号是应用在有特别指定必须标示员工的表单栏位，「使用者编号」与「员工编号」二者功用不同。
1.2 基本资料
1.2.1 业主档
1.业主在系统中的定义:向谁收钱，谁就是业主，例如:甲方业主、或上包。
2.业主档关系到工程档、合约书、估验单、应收工程款、收款单、应收票据档、会计传票。
3.一旦输入过与业主档相关表单之后，业主档即不能变更名称。
4.业主档编号不允许修改。
5.业主档可附件书表电子档。
6.建档时可从Excel资料汇入业主档。
1.2.2 工程档
1.本系统所有表单资料都是根据工程档中的「工程编号」驱动。
2.工程档建档时必须隶属、对应於某一家业主，一家业主可对应(发包)多笔工程档。
3.工程档可附件书表电子档。
4.工程档可设定各种案况:进行中工程、已完工工程...等等。
5.工程档可设定工程保固起~迄日期，配合应收保留款进行管理。
1.2.3 工种档
1.可将厂商根据不同「工种」进行分类，厂商工种可在工种档进行建档。
2.工种档之应用:
2.1 可用「工种」查询较少交易、忘记名称的厂商资料。
2.2 可在「厂商视窗」，以「工种」查询有哪些属於这个「工种」的厂商。
1.2.4 厂商档
1.厂商在系统中的定义:付钱给谁，谁就是厂商，例如:材料商、或下包商。
2.厂商档关系到请购单、询价单、采购单、计价单、费用单、应付票据档、会计传票。
3.一旦输入过与厂商档相关表单之后，厂商档即不能变更名称。
4.厂商档编号不允许修改。
5.厂商档可附件书表、材料型录电子档。
6.建档时可从Excel资料汇入厂商档。
1.2.5 万用档
1.「万用档」顾名思义即万用型资料档，在各个不同表单几乎都会应用到「万用档」。
2.「万用档」以「性质编号」区分其不同的应用种类。
3.「万用档」的「性质编号」关系到系统逻辑运算，由系统内定，无法自订。
4.「项目编号」由系统自动编号，但可以自行修改、可以用中文字进行编码。
5.「科目编号」栏位是应用於表单需要抛转会计传票，若该表单不必抛转会计传票则不须设定「科目编号」。
1.2.6 工料档
1.报价单、合约书、估验单、请购单、询价单、采购单、日报表、计价单、费用单、会计传票都会应用到工料档。
2.设定好工料档，上述表单即可用点选的方式选取工料档项目，而不必每次重复输入。
3.工料档必须设定工料种类，以便加快索引查找工料项目。
4.建档时可从Excel资料汇入工料档。
5.工料档可附件材料型录电子档。
6.公共工程、或按图客制材料可不须建立工料档。
1.条文档功用在於编定印表条文，例如:报价条款、采购条款。
2.同性质表单可设定不同版本条文档，例如报价单可设定不同版本条款，以因应不同型态业主、不同型态上包。
3.在表单上应用条文档时，可随机更改条文内容，但不影响条文档所设定内容。
4.条文档内容不限字数，但必须配合印表字数篇幅限制。
5.条文编号由系统自动编码，无法自行编码。
6.条文档提供拷贝功能，加速同性质但不同版本条款编制。
1.3 会计资料
1.3.1 员工档
1.员工档记录员工基本资料。
2.员工编号与登入系统时的用户编号不同，员工编号是应用在有特别指定必须标示员工的表单栏位，例如:出勤单、采购单、报价单、费用单...等等。
3.员工档日薪栏位，若应用於月薪制者，则输入月薪金额。
1.会计科目档目的在於设定输入会计传票所使用之科目。
2.系统已预设现成会计科目。
3.会使用到会计科目档的表单:会计传票、银行档、万用档、应付票据档、应收票据档、计价单、付款单、销售单、估验单、收款单。
4.新增会计科目请使用拷贝方式，既快速、又正确。
5.会计科目可设定工程别、对象别，以达到多层式科目与简化冗多科目问题、以及应用立冲帐功能。
1.银行档目的在於设定银行帐户资料，以及帐户对应银行存款会计科目设定。
2.银行档同时提供应收票据、应付票据之会计科目对应功能，以达到票据抛转会计传票自动化作业。
1.会计期间档功用在於会计帐结帐期间之设定。
2.会计期间档不受历年制、非历年制限制，用户可针对工期长短自行设定结算期间1个月、或1年、或10年...。
3.会计期间档配合月结作业进行期间结算、关帐。
4.当帐目异常进行查核时，可善用期间档之日期起~迄设定，快速查找异常分录。
