基本资料建档
(1)工程基本资料
0.Excel复制、贴上汇入格式
1.基本资料建档可透过Excel复制、贴上汇入系统。
2.另外:标单、报价单、采购单、计价单、出勤单、合约书、会计传票都能透过Excel复制、贴入系统。
3.透过Excel复制、贴入系统必须遵照汇入格式范本，栏位才能正确对应。
4.标单、报价单、采购单、计价单、出勤单、合约书、会计传票透过Excel复制、贴入系统，必须参照相关操作教学影片进行作业。
001建立业主档
0011 业主档资料从Excel复制贴上
★本单元教学影片示范如何透过复制、贴上的操作步骤，快速在系统中建立「业主档」资料。
任何的工程都有其出资者，通常我们将工程的出资者称为「业主」，而在初期使用工程会计软体做系统导入时，当建立基本资料档首先会想到的就是这"天下第一档"的「业主档」，因为所有的工程都是从有「业主」才开始的。建立「业主档」可以利用过去在Excel所记录的资料，透过复制、贴上简单步骤快速建立完整的「业主档」资料。
在实务上常见的「业主」定义举例来说:
1.承揽工程之后，日后会向「谁」收钱，「谁」就是业主。
2.例如:营造公司承揽建设公司(谁)的建筑工程，后续会向建设公司(谁)收取工程款，则建设公司(谁)就是营造公司的业主。
3.再举一例:泥作工程行承揽营造公司(谁)的泥作工程，后续会向营造公司(谁)收取工程款，营造公司(谁)就是泥作工程行的业主。
002建立工程档
「工程」会计软体，所有的资料都是根据「工程」驱动，对业主会有「工程」报价单、「工程」合约书、「工程」估验请款单，对厂商则会有「工程」采购单、厂商请款「工程」计价单、「工程」零用金支出的费用单、工务人员的「工程」出勤单，以及「工程」会计传票...等等，也就是说:举凡整套系统的所有表单都与「工程」脱离不了关系，所以一个工程的初始资料必定是先建立「工程档」，然后在往下继续输入相关资料。
003建立员工档
0031员工档应用
1.员工档记录员工基本资料。
2.员工编号与登入系统时的用户编号不同，员工编号是应用在有特别指定必须标示员工的表单栏位，例如:出勤单、采购单、报价单、费用单...等等。
3.员工档日薪栏位，若应用於月薪制者，则输入月薪金额。
004为何要建立工料档
0041建立万用档 0042建立工料档
0042建立工料档 从Excel复制贴上汇入
一.工料档说明:
1.报价单、合约书、估验单、请购单、询价单、采购单、日报表、计价单、费用单、会计传票都会应用到工料档。
2.设定好工料档，上述表单即可用点选的方式选取工料档项目，而不必每次重复输入。
3.工料档必须设定工料种类，以便加快索引查找工料项目。
4.建档时可从Excel资料汇入工料档。
5.工料档可附件材料型录电子档。
6.公共工程、或按图客制材料可不须建立工料档。
二.万用档说明:
1.「万用档」顾名思义即万用型资料档，在各个不同表单几乎都会应用到「万用档」。
2.「万用档」以「性质编号」区分其不同的应用种类。
3.「万用档」的「性质编号」关系到系统逻辑运算，由系统内定，无法自订。
4.「项目编号」由系统自动编号，但可以自行修改、可以用中文字进行编码。
5.「科目编号」栏位是应用於表单需要抛转会计传票，若该表单不必抛转会计传票则不须设定「科目编号」。
005 工种档(厂商工种)
1.可将厂商根据不同「工种」进行分类，厂商工种可在工种档进行建档。
2.工种档之应用:
2.1 可用「工种」查询较少交易、忘记名称的厂商资料。
2.2 可在「厂商视窗」，以「工种」查询有哪些属於这个「工种」的厂商。
006建立厂商档 直接新增
0061建立厂商档 Excel复制贴上汇入
★本单元教学影片示范如何将Excel资料透过复制、贴上的简单步骤，快速在系统中建立「厂商档」。
实务中我们除了将提供材料、发包工程的对象称为「厂商」之外，习惯上也可能会把「上包」也称为「厂商」，但导入系统却必须明确界定:谁才是「厂商」? 因为这关系到资料流向的正确性。简单来说，工程执行过程中我们付钱给谁，谁就是「厂商」。
1.例如:建设公司将工程发包给营造公司，并支付款项，则营造公司就是建设公司的「厂商」。
2.又例如:营造公司将泥作的部份分包给泥作工程行，并支付款项，所以泥作工程行就是营造公司的「厂商」。
3.再举一例:泥作工程行向材料行购买水泥包、砂、红砖...等等建筑材料，并支付款项，则材料行就是泥作工程行的「厂商」。
「厂商档」在系统中之所以占据重中之重的地位，就是因为「厂商档」关系到采购、发包、应付帐款、以及工程成本，所以当系统导入的初期就必须先建立好「厂商档」资料。
007条文档
1.条文档功用在於编定印表条文，例如:报价条款、采购条款。
2.同性质表单可设定不同版本条文档，例如报价单可设定不同版本条款，以因应不同型态业主、不同型态上包。
3.在表单上应用条文档时，可随机更改条文内容，但不影响条文档所设定内容。
4.条文档内容不限字数，但必须配合印表字数篇幅限制。
5.条文编号由系统自动编码，无法自行编码。
6.条文档提供拷贝功能，加速同性质但不同版本条款编制。
(2)会计基本资料
008银行档
1.银行档目的在於设定银行帐户资料，以及帐户对应银行存款会计科目设定。
2.银行档同时提供应收票据、应付票据之会计科目对应功能，以达到票据抛转会计传票自动化作业。
009 会计科目
1.会计科目档目的在於设定输入会计传票所使用之科目。
2.系统已预设现成会计科目。
3.会使用到会计科目档的表单:会计传票、银行档、万用档、应付票据档、应收票据档、计价单、付款单、销售单、估验单、收款单。
4.新增会计科目请使用拷贝方式，既快速、又正确。
5.会计科目可设定工程别、对象别，以达到多层式科目与简化冗多科目问题、以及应用立冲帐功能。
※操作会计科目档注意事项:
①新增科目用拷贝:新增会计科目以拷贝方式操作, 可避免错误, 并且加快速度。
②不用科目勿删除:标准版本科目没用到, 不要删除, 可能日后会用到, 以及程式运算会用到。
③已用科目不更改:已输入过传票的科目不要更改, 会造成报表运算结果异常。
④明细科目用六码:明细科目以6码科目编号设定。
010会计期间档设定
1.会计期间档功用在於会计帐结帐期间之设定。
2.会计期间档不受历年制、非历年制限制，用户可针对工期长短自行设定结算期间1个月、或1年、或10年...。
3.会计期间档配合月结作业进行期间结算、关帐。
4.当帐目异常进行查核时，可善用期间档之日期起~迄设定，快速查找异常分录。
